Définir ses priorités

Qui n'a jamais dit ou pensé les phrases suivantes :

"Je n'ai rien fait de ce que je voulais !!", "Je suis débordé(e) !", "Je n'ai rien eu le temps de faire aujourd'hui !" ou encore "Je ne sais pas par quoi commencer !" ?

Pour ma part, cela a été d'autant plus vrai suite à cette période assez inédite que nous venons de traverser lors du confinement et encore maintenant avec le déconfinement. En effet je dois, bon gré mal gré, changer de casquettes et endosser successivement les rôles de maman, maitresse d'école, cantinière et accessoirement maintenir une activité professionnelle en étant à mon compte ! Un vrai casse-tête qui m'a souvent fait sortir de mes gongs jusqu'à ce que je revois mes fameuses priorités. Pas toujours facile de garder le cap et de rester efficace. Je partage donc dans ce post plusieurs outils et astuces très utiles pour définir ses priorités et gagner du temps même quand on est, comme moi, maman de jumeaux pas encore assez grands pour être autonomes !!!

L'outil présenté ci-dessous est bien connu dans le monde de l'entreprise mais peu de personnes l'appliquent dans leur vie privée. A tort car c'est un outil très puissant que j'utilise d'ailleurs très souvent lors de mes séances de coaching. Je ne fais pas durer le suspens plus longtemps : il s'agit de la Matrice d'Eisenhower. Dwight David Eisenhower disait : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important". Pour que cette phrase prenne tout son sens il faut bien comprendre ce que veulent dire les termes "Important" et "Urgent" : une fois compris, vous avez toutes les cartes en main pour mieux gérer votre temps grâce à la priorisation de vos tâches.

Le terme Important signifie ici : fait avancer votre objectif personnel ou professionnel et dépend de vos fondamentaux. Grosso modo ce qui est important pour vous ne l'est pas forcément pour votre voisin. L'importance est donc entièrement subjective et dépend du ressenti de chacun. Le terme Urgent lui, au contraire, dépend d'un tiers via une échéance donnée, par exemple un dossier à rendre avant une certaine date. L'urgence est donc relative au temps.

Avant de vous présenter cette fameuse Matrice d'Eisenhower laissez moi vous en expliquer le but. Celle-ci va vous permettre d'effectuer des choix, de (beaucoup) mieux vous organiser, de mieux gérer votre temps en évitant de paniquer, d'éviter les oublis et de vous fixer des objectifs atteignables (mon gros problème en temps que perfectionniste !).

La Matrice d'Eisenhower repose sur ces 2 axes : Importance et Urgence et dans laquelle vous retrouvez les 4 quadrants suivants : important/non-urgent, important/urgent, non-important/non-urgent et non-important /urgent.

Il faut savoir que la plupart d'entre nous passons le plus de temps dans les quadrants... 3 et 4 c'est-à-dire à nous occuper de tâches non-importantes et non-urgentes ou non-importantes mais urgentes. Et pourtant je parie que, comme moi, vous êtes persuadé(e) de traiter seulement des tâches importantes. Alors d'où vient l'erreur ? Et bien c'est que dans nos vies, où l'on passe son temps à courir, on privilégie souvent l'urgence sur l'importance ! Or, nous devrions faire l'inverse : privilégier l'importance sur l'urgence et se consacrer au quadrant des tâches importantes mais non-urgentes. Car rappelez-vous, l'important fait avancer vos objectifs propres pas ceux d'un tiers !! Sauf que dans nos multiples vies (famille, travail, social, couple, perso) on court dans tous les sens et on délaisse ce qui est vraiment important : la famille, les amis, le sport etc. car il y a toujours...une urgence à gérer ! Mais alors comment faire ? On fait déjà du mieux qu'on peut et on ne va pas se rajouter encore des contraintes.

Voyons d'abord à quelle sauce M. Eisenhower préconisait de manger chaque quadrant :

En résumé pour tout ce qui est :

- important mais non-urgent : on planifie,

- important et urgent : on fait,

- non-important et non-urgent : on élimine alors je vais être un peu moins drastique que lui et je vous conseille plutôt de les limiter,

- non-important mais urgent : on délègue.

Maintenant il n'y a plus qu'à répartir les tâches de votre fameuse "to-do list" dans les quadrants correspondants. Décortiquons ensemble les 4 quadrants afin de vérifier qu'on ne se trompe pas de case :

Quadrant 1 : important/non-urgent = pas urgent donc pas d'échéance pressante mais important pour vous (= vous aide à atteindre vos objectifs). Il faut donc prévoir ces tâches dans son agenda pour ne pas retomber dans le piège de passer son temps à gérer les urgences. Ces tâches donnent du sens à notre vie, elles contribuent à notre épanouissement et à notre bonheur. Oubliez l'urgent et prenez du recul ! On peut citer par exemple, les actions suivantes : passer du temps en famille, méditer, prendre du temps pour soi, nettoyer son frigo, lire, etc.

Quadrant 2 : important/urgent = échéance pressante donc vous n'avez pas le choix, vous devez le faire immédiatement ! Mais attention à bien différencier ce qui est important de ce qui est urgent (oui encore !!) au risque de ne pas traiter des tâches si importantes que ça. Votre ennemi numéro un sera la Procrastination ! Vous y mettrez par exemple les actions suivantes : payer ses factures, nettoyer son plan de travail, appeler les secours si accident, répondre à un email urgent, etc.

Quadrant 3 : non-important/non-urgent = c'est le fourre-tout qui ne sert pas vraiment à grand chose et pourtant on y passe facilement la majorité de son temps. Vous êtes bien avancé(e) avec ça non ?! Si je vous dis séries tv, réseaux sociaux, vous voyez ? Ici, vous mettez tout ce qui est du ressort des divertissements, des voleurs de temps et des parasites (et je ne fais pas allusion aux tiques de votre charmant compagnon à 4 pattes ni à vos enfants !). Par exemple : télévision, Facebook, nettoyer derrière votre congélo, vos notifications pour toutes les applications de votre smartphone, trier les lego des playmobils, etc. Et pour ne pas se retrouver piégé on limite le temps passé sur ce quadrant et on coupe les notifications de son smartphone pour rester concentré(e) sur sa tâche.

Quadrant 4 : non-important /urgent = Urgent = requiert votre attention mais non important = ne vous aide pas à atteindre vos objectifs. Il s'agit souvent de besoins extérieurs comme les sollicitations d'autrui. C'est par exemple : un(e)collègue qui entre dans votre bureau, un appel téléphonique non urgent, vos mails, repasser votre pile de linge car vous n'avez plus rien à vous mettre, etc. Alors c'est très bien d'aider les autres mais si vous passez votre temps sur ce quadrant ça devient problématique. La solution ? Osez dire non ou trouvez qui peut le faire à votre place, en d'autres termes déléguez.

Et maintenant comment utiliser la matrice pour mieux gérer son temps ? La meilleure des solutions est de faire un bilan quotidien en se demandant si vous avez bien travaillé sur les projets qui ont du sens pour vous et le cas échéant comment y procéder le lendemain ? Pour cela, voici 3 questions à se poser :

1- En réalisant cette tâche à quoi je peux arriver ?

2 - En quoi cette tâche répond à l'une de mes valeurs ?

3- Est ce que ça en vaut vraiment la peine ?

✨BONUS pratique pour toutes et tous ✨

- Dans la gestion du travail : que l'on travaille chez soi ou à l'extérieur, planifier ses tâches permet d'être plus efficace dans son travail, de répartir les tâches qui demandent beaucoup de concentration, d'en déléguer certaines aux collègues, etc.

- Pour l'organisation à long terme : fixez vous des échéances avant la date limite. On peut, par exemple, passer des heures à surfer sur internet pour booker ses vacances alors que vous avez probablement d'autres choses à faire. En s'imposant par exemple 2 heures pour faire une pré-sélection d'hôtels et en se fixant une date butoir de prise de décision, vous gagnez du temps et de l'efficacité :)

✨ BONUS spécial parents ✨

- Dans la gestion des tâches à la maison : les parents peuvent réaliser un planning chaque semaine pour déterminer ce qu'ils doivent faire (les repas, les machines), ce qu'ils peuvent déléguer aux enfants (le ménage, certaines tâches sont facilement transférables sous forme de jeux même aux plus jeunes) et ce qui n'est pas urgent (laver les vitres).

- Dans la gestion des apprentissages et des études : vous pouvez permettre à votre enfant, dès son plus jeune âge, de s'organiser lui-même. Ainsi, l'enfant détermine ce qui est urgent et important (les devoirs à rendre), ce qui est important mais pas urgent (réviser une leçon avant un examen dont la date est déjà fixée), etc. L'enfant s'implique lui-même et gère son temps : c'est très valorisant pour lui et cela le responsabilise d'autant plus.

- Mieux planifier : prévoir des plages horaires réalistes. Si par exemple vous prévoyez d'exécuter le combo bain/diner/pipi/laver les dents/coucher en 45 minutes vous allez stresser tout le monde ! Comptez plutôt 1h30 et vous passerez tous un meilleur moment.

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